Vertrouwelijkheid is één van de kernaspecten van mediation en arbitrage. Waar partijen in (de aanloop naar) een rechtszaak vaak zo min mogelijk prijsgeven, is het essentieel voor het slagen van mediation en arbitrage dat partijen elkaar juist wel veel openheid van zaken geven. Dat bevordert immers het vertrouwen dat nodig is om dichter bij elkaar te komen. En dat is het uitgangspunt van mediation en arbitrage; een gang naar de rechtbank voorkomen, want met advocaten wordt toch vaak de nadruk gelegd op de verschillen.
Vertrouwelijkheid in mediation
Partijen die via mediation proberen een geschil op te lossen, doen dat ter voorkoming van een gerechtelijke procedure. Zoals de voorzitter van TAMI, Jos van Luyck al eerder benadrukte, is dat hierin niet onderschat mag worden dat zeker in de tech er een sfeer heerst van vertrouwelijkheid. Alles is redelijk kwetsbaar; ‘niemand mag mijn kennis hebben’. Als de rechtbank uitspraak doet dan is die openbaar. Via onze werkwijze is geheimhouding en dus de vertrouwelijkheid gewaarborgd.
Uiteraard worden met mediation en arbitrage ook zaken vastgelegd. Het is daarom belangrijk te weten dat in het mediationreglement van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) is de geheimhoudingsplicht voor mediations opgenomen. Kort gezegd is het zowel partijen als de (MfN-register) mediator verboden mededelingen te doen over zaken of zich op stukken te beroepen die tijdens de mediation bekend zijn geworden. Daarbij is expliciet vermeld dat dit verbod zich ook uitstrekt tot het doen van mededelingen aan of het zich beroepen op stukken bij rechters of arbiters. Dit heeft dus betrekking op alle stukken zoals de mediationovereenkomst, foto’s tot aan aantekening van de mediator of van de betrokken partijen. Wanneer een partij zich wil beroepen op een van de stukken dan zal hij daarvoor toestemming van de andere partij moeten krijgen.
De geheimhoudingsplicht gaat dus vrij ver en vormt een goede waarborg voor de vertrouwelijkheid in mediations. Zo kunnen partijen met een gerust hart open kaart spelen in de mediation, hetgeen de kans dat de mediation succesvol wordt afgerond, aanzienlijk verhoogt.
Vertrouwelijkheid in arbitrage
Een belangrijke reden om te kiezen voor arbitrage is wederom de vertrouwelijkheid. Daar waar gerechtelijke procedures en vonnissen openbaar zijn, geldt dit net als voor mediation, niet voor arbitrage. Vertrouwelijkheid wordt ‘als een vast kenmerk en beginsel van ongeschreven Nederlands arbitragerecht beschouwd’, aldus H.J. Snijders in ‘Arbitrage, vertrouwelijk of openbaar dan wel een mixtum daarvan’. Zoals de titel al prijsgeeft is arbitrage niet per definitie vertrouwelijk. Gelukkig werkt TAMI met een arbitrageregelement dat dit waarborgt. Alle direct of indirect betrokken partijen worden gehouden aan geheimhouding. Maar de vertrouwelijkheid van arbitrage kent meerdere aspecten. Zo zal, anders dan een vonnis van een rechter, het arbitrale vonnis niet worden gepubliceerd en dus onbekend blijven. En waar de agenda van de zittingen van een rechtbank voor journalisten vaak een bron is voor verslaggeving over spraakmakende zaken, blijft bij arbitrage het hele bestaan van een procedure onbekend voor de buitenwereld. Ongenodigde gasten hebben bovendien geen toegang tot een zitting, mochten ze er al bekend mee zijn. Door de vertrouwelijkheid kan een arbitrage dus in alle stilte en rust plaatsvinden.